"Ik heb die lunch met mijn zakelijke pas betaald, dus ik kan de BTW terugvragen en de kosten aftrekken." Het klinkt logisch, maar de fiscus denkt daar anders over.
Niet alle kosten zijn volledig aftrekbaar. Voor kosten met een gemengd karakter (zowel zakelijk als privé), zoals representatiekosten (zakenlunches, relatiegeschenken) en congressen, gelden specifieke regels. Vaak is de BTW op eten en drinken in de horeca niet aftrekbaar, en mag je de kosten voor de inkomstenbelasting slechts voor 80% (of 73,5% bij B.V.'s) aftrekken. Voer je dit blindelings op als 100% aftrekpost? Dan loop je bij een controle tegen de lamp en volgt er een correctie met boete.
Dit is misschien wel de meest gemaakte fout in het digitale tijdperk. Je adverteert op Facebook, koopt software van Adobe of gebruikt Google Workspace. Deze bedrijven sturen vaak een factuur vanuit Ierland of de VS met 0% BTW, onder de noemer 'BTW verlegd' (reverse charge).
Veel doe-het-zelvers boeken dit in als "geen BTW". Dat is fout. Volgens de Nederlandse wet moet jij als afnemer de 21% BTW zélf berekenen en opgeven in je BTW-aangifte bij de rubriek "Leveringen/diensten uit landen binnen/buiten de EU". Vervolgens mag je datzelfde bedrag (meestal) weer als voorbelasting aftrekken. Per saldo betaal je niets, maar als je het niet aangeeft, is je aangifte onjuist en pleeg je feitelijk een economisch delict.
Je koopt een nieuwe, krachtige laptop van €1.200 voor je werk. In je enthousiasme boek je dit volledige bedrag in één keer als kosten in het jaar van aankoop. Lekker, want dat drukt je winst en dus je belasting.
Helaas mag dit niet. De regel is: bedrijfsmiddelen die duurder zijn dan €450 én langer dan een jaar meegaan, zijn investeringen. Deze moet je op de balans zetten en in vijf jaar afschrijven. Doe je dit niet, dan klopt je winstbepaling niet. Dit kan leiden tot flinke correcties achteraf, waarbij je de onterecht genoten belastingvoordelen met rente moet terugbetalen.
Belastingaangifte fouten gaan niet alleen over wat je verkeerd doet, maar vooral over wat je vergeet. Een goede boekhouder kijkt niet alleen naar je bonnetjes, maar naar de fiscale kansen.
Een pijnlijk voorbeeld is de Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA). Investeer je in een jaar meer dan €2.601 (bedrag 2024) in bedrijfsmiddelen? Dan mag je een extra percentage van dat bedrag van je winst aftrekken.
Stel: je hebt voor €2.500 aan investeringen gepland. Een boekhouder zal je adviseren om nu nog snel die bureaustoel van €150 te kopen. Daarmee kom je boven de drempel en pak je honderden euro's extra belastingvoordeel. De doe-het-zelver mist dit inzicht en laat gratis geld liggen.
De Belastingdienst is een stipte organisatie. De deadline voor de BTW-aangifte is heilig. Ben je een dag te laat met indienen of betalen? Dan volgt er automatisch een boete. Eerst is dit nog een verzuimboete (enkele tientjes), maar bij herhaling of bij de inkomstenbelasting kunnen deze boetes oplopen tot duizenden euro's.
Ondernemers die hun administratie zelf doen, stellen dit vaak uit tot het laatste moment ("dat doe ik in het weekend wel"). Als er dan iets tussenkomt – ziekte, een spoedklus of een technische storing – ben je te laat. Een administratiekantoor heeft hier systemen voor en garandeert dat je aangifte altijd op tijd is.
Laten we de rekensom nog eens maken. Je bespaart misschien €1.000 per jaar door geen boekhouder in te huren. Maar als je door gebrek aan kennis de KIA (€700+) misloopt, een boete krijgt voor verkeerde BTW-aangiftes (€300+) en urenlang zit te zweten op regels die je niet snapt (tijd die je niet kunt factureren aan klanten), wat heb je dan werkelijk bespaard?
Administratie uitbesteden voordelen zijn duidelijk: rust in je hoofd, voldoen aan de wetgeving en maximaal fiscaal voordeel. Zie een boekhouder niet als kostenpost, maar als een investering die zichzelf terugverdient.
