Ga niet direct uit van kwade opzet. Een factuur kan in de spamfolder beland zijn, de boekhouder is op vakantie, of de klant is het simpelweg vergeten in de waan van de dag.
Zodra de betaaltermijn is verstreken (bijvoorbeeld na 14 of 30 dagen), stuur je een eerste herinnering.
De toon: Vriendelijk en behulpzaam. "Wellicht is deze factuur aan uw aandacht ontsnapt."
De actie: Stuur de factuur nogmaals mee als bijlage.
Tip: Pak de telefoon. Een beller is sneller. Het is voor een klant veel moeilijker om "nee" of "straks" te zeggen in een persoonlijk gesprek dan via de mail. Vraag simpelweg: "Is alles goed aangekomen en wanneer staat de betaling op de planning?"
Is er na de herinnering nog steeds niet betaald? Dan wordt de toon zakelijker. Het vrijblijvende is er nu vanaf. Je stuurt een aanmaning.
Let op: Heb je te maken met een consument (particulier)? Dan ben je wettelijk verplicht om een zogenaamde 'WIK-brief' (Wet Incasso Kosten) te sturen.
De regel: Je moet de klant nog één laatste kans geven om binnen 14 dagen kosteloos te betalen.
De waarschuwing: Je moet in deze brief exact vermelden hoe hoog de incassokosten worden als er niet betaald wordt. Doe je dit niet, dan mag je later geen incassokosten rekenen.
Veel incassobureaus bieden online een voorbeeld aanmaning aan die voldoet aan deze wettelijke eisen. Voor zakelijke klanten (B2B) gelden deze strenge eisen minder, maar ook daar is een duidelijke laatste waarschuwing de norm.
De 14 dagen zijn voorbij en het geld is er nog niet. Dit is het moment van de waarheid. Veel ondernemers blijven in deze fase hangen, sturen nog een mailtje, en nog een.
Stop daarmee.
Het moment van overdragen is aangebroken. Waarom? Omdat 'vreemde ogen dwingen'. Een brief met het logo van een incassobureau maakt indruk. Het laat zien dat het je ernst is. Bovendien haal je de emotie uit het conflict. Jij hoeft niet meer de boze politieagent te spelen; dat doet de professional voor je. Zo blijft de weg vrij om in de toekomst – na betaling – weer zaken te doen.
Bij incassobureau inschakelen denken sommige ondernemers nog steeds aan kleerkasten in leren jassen die bij de klant op de deur bonzen. Dat beeld is hopeloos verouderd.
Moderne incassobureaus zijn financiële en juridische dienstverleners. Het zijn juristen en mediators. Hun doel is niet om te intimideren, maar om te incasseren. Dat doen ze via brieven, e-mail, sms en telefoon. Ze maken duidelijke betalingsafspraken met jouw debiteur. Vaak werken ze op basis van No Cure, No Pay, waarbij de kosten worden verhaald op de wanbetaler.
Hoe langer je wacht met actie ondernemen, hoe kleiner de kans dat je je geld ooit ziet.
Liquiditeit: Zolang het geld niet op jouw rekening staat, kun jij zelf niet investeren of je eigen rekeningen betalen.
Faillissementsrisico: Misschien heeft jouw klant financiële problemen. Als jij als laatste aansluit in de rij van schuldeisers, is de pot vaak al leeg.
Autoriteit: Als je structureel laat betalen tolereert, leert de klant dat jouw deadlines niets voorstellen.
Wees zakelijk, wees duidelijk en besteed het traject uit als het te lang duurt. Jouw tijd is te kostbaar om achter wanbetalers aan te rennen.
Zoek je een partij die dit traject professioneel van je overneemt? Vind hier direct een incassopartner die jouw openstaande facturen verzilvert.
