"Je krijgt nooit een tweede kans voor een eerste indruk." Dit cliché is goud waard in het bedrijfsleven. Als een klant binnenkomt en de entree is smoezelig of de prullenbakken puilen uit, sta je direct 1-0 achter. Maar kantoorschoonmaak gaat verder dan alleen uiterlijk vertoon. Hygiëne is direct gekoppeld aan ziekteverzuim. Een schoon bureau, gedesinfecteerde deurklinken en fris sanitair verlagen de kans op verspreiding van virussen aanzienlijk.
Bij het inhuren van schoonmaakprofessionals maken we onderscheid tussen twee stromen:
Regulier onderhoud: Dit zijn de dagelijkse of wekelijkse taken. Stofzuigen, bureaus afnemen, sanitair reinigen en de keuken bijhouden.
Specialistisch onderhoud: Dit gebeurt periodiek. Denk aan glasbewassing (eventueel met hoogwerkers), dieptereiniging van het sanitair, vloeronderhoud (in de was zetten van linoleum) of gevelreiniging.
Ga je een samenwerking aan? Dan kun je vaak kiezen tussen een inspanningsverplichting (uren-basis) of een resultaatsverplichting. Bij die laatste spreek je af dat het schoon moet zijn, ongeacht hoe lang de schoonmaker erover doet. Dit vraagt om duidelijke afspraken over wat 'schoon' precies inhoudt.
Goed werkgeverschap is in Nederland wettelijk verankerd in de Arbowet. Zodra je de eerste medewerker aanneemt (of dat nu vast is of een stagiair), krijg je te maken met zorgplichten. Veel ondernemers onderschatten de complexiteit hiervan.
Niemand wil dat personeel ziek wordt, maar het gebeurt. In Nederland is de wetgeving rondom ziekteverzuim streng (Wet verbetering poortwachter). Als werkgever ben je verplicht om een arbodienst of bedrijfsarts in te schakelen voor de begeleiding. Doe je dit niet, of bouw je het dossier niet goed op? Dan kan het UWV je verplichten om het loon van de zieke werknemer tot wel een jaar langer door te betalen. Een arbodienst ontzorgt je hierin volledig en bewaakt de deadlines.
Elk bedrijf met personeel moet een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) hebben. Hierin leg je vast welke risico’s het werk met zich meebrengt – van struikelgevaar en gevaarlijke stoffen tot werkstress en beeldschermwerk. Een RI&E opstellen is niet iets wat je ‘even’ doet; het is een vak apart waarvoor je vaak een veiligheidskundige inschakelt. Zonder actuele RI&E riskeer je boetes bij een controle van de Inspectie SZW.
Voorkomen is beter dan genezen. Facilitaire partners kunnen helpen bij werkplekonderzoeken. Staan de bureaus goed afgesteld? Zijn de bureaustoelen ergonomisch verantwoord? Is er een vertrouwenspersoon aangesteld? Dit draagt allemaal bij aan duurzame inzetbaarheid van je team.
Je hebt je werk gedaan, de factuur is verstuurd, maar de betaling blijft uit. Voor veel ondernemers is debiteurenbeheer een ongemakkelijk proces. Je wilt de klantrelatie niet verstoren, maar je bent geen bank. Het professioneel inrichten van dit proces is cruciaal voor je liquiditeit.
Het begint bij strak debiteurenbeheer: direct factureren, na het verstrijken van de termijn een vriendelijke herinnering sturen en daarna bellen. Blijft betaling uit? Dan moet je doorpakken en een incassobureau inschakelen.
Het inschakelen van een externe partij heeft een psychologisch voordeel: 'vreemde ogen dwingen'. Een brief van een incassobureau met een officieel logo maakt vaak meer indruk dan jouw derde mailtje. Bovendien haal je de emotie uit het zakelijke conflict. Jij kunt de 'good guy' blijven, terwijl het bureau de zakelijke afhandeling doet.
Veel incassobureaus werken op basis van no cure no pay incasso. Dit betekent dat als zij niets incasseren, jij ook niets betaalt (behalve eventuele dossierkosten). Lukt het wel? Dan worden de incassokosten (volgens de wet WIK) verhaald op de wanbetaler. In de praktijk kost het inschakelen van een incassobureau jou dus vaak niets, terwijl het je wel je geld oplevert.
Waarom zou je deze taken niet gewoon zelf doen of ‘erbij’ laten doen door je office manager?
Continuïteit: Als je eigen schoonmaker ziek is of op vakantie gaat, wordt er niet schoongemaakt. Een schoonmaakbedrijf zorgt altijd voor vervanging. Hetzelfde geldt voor verzuimbegeleiding; de wet wacht niet omdat jij het druk hebt.
Specialistische kennis: Een arbodienst kent de laatste wetswijzigingen. Een incassobureau kent de juridische routes. Jij hoeft deze kennis niet zelf op te bouwen.
Kostenbesparing: Een professional werkt efficiënter. Een schoonmaker met professionele materialen maakt in een uur meer schoon dan een goedwillende amateur in twee uur.
Focus: Jij kunt je richten op je core business: ondernemen en klanten bedienen.
De markt voor facilitaire diensten is groot. Hoe scheid je het kaf van het koren?
Keurmerken:
Voor schoonmaak: Let op het OSB-keurmerk (Ondernemersorganisatie Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten) en de Code Verantwoordelijk Marktgedrag.
Voor incasso: Het NVI-keurmerk (Nederlandse Vereniging van Gecertificeerde Incasso-ondernemingen) garandeert een maatschappelijk verantwoorde werkwijze.
Regio: Ga je een schoonmaakbedrijf zoeken? Kies dan lokaal om hoge voorrijkosten te vermijden. Voor arbo en incasso is de fysieke locatie minder van belang; hier telt de expertise en de digitale bereikbaarheid.
Servicelevel: Heb je een 24/7 storingsdienst nodig (bijvoorbeeld in de zorg of productie) of volstaat bereikbaarheid tijdens kantooruren? Stem dit vooraf goed af.
Ja, zodra je één werknemer in dienst hebt (ook parttime of via een nulurencontract), ben je verplicht een RI&E te hebben. Voor kleinere bedrijven (max 25 werknemers) gelden wel soepelere regels voor de toetsing ervan.
De tarieven variëren, maar reken gemiddeld op een bedrag tussen de €25 en €35 per uur (excl. BTW) voor reguliere schoonmaak. Dit is inclusief materialen, middelen en de overhead van het schoonmaakbedrijf. Specialistische reiniging ligt hoger qua tarief.
Je mag incassokosten rekenen nadat de betalingstermijn is verstreken én je de klant (consument) een zogenaamde '14-dagen brief' (WIK-brief) hebt gestuurd. Hierin geef je de klant nog 14 dagen de tijd om kosteloos te betalen. Bij zakelijke klanten mag je vaak direct na het verstrijken van de deadline kosten en rente rekenen, tenzij anders afgesproken in je algemene voorwaarden.
Een arbodienst ondersteunt werkgevers bij het arbeidsomstandighedenbeleid en verzuim. Ze helpen bij het opstellen van de RI&E, voeren preventief medisch onderzoek uit en begeleiden zieke werknemers terug naar werk (re-integratie) volgens de Wet verbetering poortwachter.
Zorg voor een fundament waarop je kunt bouwen. Regel je facilitaire zaken goed en professioneel, zodat jij nooit voor verrassingen komt te staan. Vergelijk nu specialisten voor een zorgeloze bedrijfsvoering op Dienstenplein.nl.
